OKR คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องปรับมาใช้

เมื่อพูดถึงกระบวนการวัดผลการทำงานที่ตอนนี้กำลังเป็นที่พูดถึงกันอยู่ คงหนีไม่พ้น OKR ที่ Tech Company ชั้นนำอย่าง Google และ Facebook เลือกนำมาใช้ แต่จริงๆแล้ว OKR คืออะไร? แล้วทำไมองค์กรต้องนำมาปรับใช้กัน มาหาคำตอบได้ในบทความนี้ค่ะ

OKR ย่อมาจาก Objectives & Key Results เป็นเครื่องมือในการตั้งเป้าหมายและการกำหนดตัววัดผลในคราวเดียวกันนั่นเอง ซึ่งหลายองค์กรใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ เพราะมีเป้าหมายที่เห็นได้ชัดเจน และมีพันธกิจที่ชี้ไปถึงวิธีเดินทางสู่เป้าหมายได้เข้าใจง่าย รวมถึงนำไปปฎิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แนวคิด OKR เป็นอย่างไร

แนวคิดของ OKR สามารถใช้เป็นแนวคิดเพื่อขับเคลื่อนตัวเอง ทีมงาน และองค์กร ช่วยให้เกิดการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพ และช่วยให้ทีมงานทุกคนมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน OKR ประกอบไปด้วย 2 ส่วนที่เรียบง่าย คือ

Objectives คือ เป้าหมาย ซึ่งควรเป็นเป้าหมายหลักขององค์กร ทีม หรือเป้าหมายส่วนตัวของตัวเราเอง อยู่ที่เราจะประยุกต์ใช้แนวคิดนี้ และควรเป็นอะไรที่ตั้งไว้สูง เป็น ambition ที่เราอยากจะทำให้สำเร็จ เป็นภาพใหญ่ขององค์กรที่ต้องการจะเดินไป

Key Results คือผลลัพธ์ของเป้าหมายที่ตั้งขึ้น ซึ่งควรจะต้องวัดได้อย่างชัดเจน และควรมีการวัดผลอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง ไม่ว่าจะทำการสิ่งใดหากมีตัวชี้วัดที่ดีแล้ว ก็เท่ากับว่าประสบความสำเร็จไปกว่าครึ่งแล้วค่ะ

มาดูกันต่อค่ะว่า หลักการกำหนดตัววัดผลแบบ OKR ควรทำอย่างไร

– ควรกำหนดตัววัดผลให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ผลลัพธ์นี้จะเป็นตัวบ่งบอกวิธีทำให้ประสบความสำเร็จได้เช่นกัน

– ตัววัดผลควรมีความชัดเจน ประยุกต์สู่วิธีการปฎิบัติได้จริง ชี้วัดได้ถูกต้อง

– ควรมีการประเมินผลในการวัดผลประกอบด้วย เพื่อเช็คประสิทธิภาพของตัววัดผลว่าเหมาะสมหรือไม่

– การกำหนดตัววัดผลไม่ควรเลื่อนลอย และตัววัดผลของแต่ละแผนกหรือแต่ละบุคคลไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน แต่ต้องกำหนดให้สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกันกับองค์กร

– การกำหนดตัววัดผลที่ท้าทายจะช่วยกระตุ้นให้มีพลังในการเอาชนะเป้าหมายได้มากขึ้นด้วย

– การกำหนดตัววัดผลที่ไม่มีแรงจูงใจก็จะทำให้การบรรลุเป้าหมายขาดแรงจูงใจเช่นกันและควรกำหนดตัววัดผลจากข้อมูลที่เป็นจริงขององค์กร ไม่ใช่ตั้งขึ้นมาเล่นๆ โดยไม่มีหลักการ

ทำไมองค์กรจึงต้องหันมาสนใจ OKR

การตั้งเป้าหมายองค์กรโดยใช้กลยุทธ์แบบ OKR นั้นไม่ได้ถือว่าเป็นเรื่องใหม่สักเท่าไหร่นัก ถึงแม้ว่า OKR จะเกิดขึ้นมานานแล้วแต่ก็ถูกใช้อยู่อย่างจำกัดในบางองค์กรเท่านั้น รวมถึงไม่ได้รับความนิยมในวงกว้างสักเท่าไรนัก จนกระทั่งยักษ์ใหญ่ของโลกได้นำเอาหลักการนี้มาใช้ และใช้อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอจนเกิดความสำเร็จที่งดงาม OKR จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ทุกคนหันมาให้ความสนใจอีกครั้ง จนกลายเป็นกระแสนิยมขึ้นมาในยุคปัจจุบัน ซึ่ง OKR ยังคงเป็นกุญแจสำคัญที่มีประสิทธิภาพอยู่เสมอแม้ว่ากาลเวลาจะเปลี่ยนแปลงไปแค่ไหนก็ตาม

นอกจากนี้หลายคนอาจเข้าใจผิดว่า OKR ควรมีเพียงหนึ่งเดียว ซึ่งในความเป็นจริงแล้วก็ไม่ใช่อย่างนั้นสะทีเดียว เนื่องจากถ้าหากองค์กรตั้ง OKR เป็นหนึ่งเดียวแล้วทุกฝ่ายปฎิบัติการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ดี ก็ถือเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมและดีงาม ซึ่งการมี OKR เพียงอย่างเดียวอาจเหมาะกับองค์กรเล็กมากกว่าองค์กรใหญ่ โดยในส่วนขององค์กรใหญ่ที่มีหลายแผนกมีจำนวนคนอยู่มากจะทำให้การตั้ง OKR ตามแต่ละแผนกหรือตามแต่ละบุคคลก็ถือว่าเป็นเรื่องดีทีเดียว เพียงแต่ทุกอย่างต้องสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกันนะคะถึงจะประสบความสำเร็จ

การนำ OKR มาใช้ในองค์กรให้มีประสิทธิภาพควรทำอย่างไร

หลักการที่ดีบางครั้งอาจจะถูกนำมาใช้ด้วยความไม่เข้าใจ หรือนำมาใช้แบบผิดๆ ก็ทำให้ผลลัพธ์แย่ได้เช่นกัน ดังนั้นการนำ OKR มาปรับให้ได้ผลควรเริ่มจาก

ควรเริ่มต้นที่การปรับ Mindset ของบุคลากรและองค์กรเสียก่อน

อันดับแรกต้องปรับความเข้าใจให้ตรงกันว่าจุดประสงค์ของ OKR คืออะไร แล้ว OKR มีรายละเอียดอย่างไร ควรใช้อย่างไรจึงจะมีประสิทธิภาพ เพราะหากองค์กรหรือบุคลากรยังไม่เข้าใจการนำ OKR มาใช้อาจสร้างความกดดันหรือเป็นผลเสียกับองค์กรได้ หรือบางคนสนใจแค่ผลลัพธ์ก็อาจตั้ง OKR ที่บรรลุผลได้ง่าย เพื่อสร้างผลงานที่ดีให้กับตัวเอง สิ่งนี้ก็ทำให้การนำ OKR มาใช้ไม่เป็นผลดีสักเท่าไร องค์กรหรือบุคลากรทุกคนควรปรับความคิดความเข้าใจกันใหม่ว่าจริงๆแล้ว OKR คือการตั้งเป้าหมายและเป็นแรงพลักดันในการบรรลุเป้าหมาย ไม่ใช่การประเมินผลการทำงานเพื่อมอบคำชม รางวัล หรือผลตอบแทนอื่นๆ

ควรตั้งเป้าหมายร่วมกัน

การตั้ง OKR ที่ดีนั้นทุกคนควรเข้าใจเป้าหมาย และตั้งเป้าหมายตลอดจนตัวชี้วัดร่วมกัน เมื่อทุกคนเข้าใจทิศทางที่ตรงกันก็อาจนำไปสู่การตั้ง OKR ของตนเองได้อีกด้วย และเมื่อ OKR ของทุกคนสอดคล้องกันก็จะยิ่งช่วยส่งเสริมซึ่งกันและกันให้ประสบผลสำเร็จได้อย่างยอดเยี่ยมเลยทีเดียว

ตั้งเป้าหมายบนพื้นฐานข้อมูลความเป็นจริง

การตั้งเป้าหมายที่ดีนั้นควรมีที่มา จากการวิเคราะห์ข้อมูล หรือการคาดการที่ไม่เกินความจริงจนเกินไป การตั้งเป้าหมายที่มีหลักฐานยืนยันได้จะช่วยสร้างจิตวิทยาให้เราเห็นช่องทางของความสำเร็จ และมีความมุ่งมั่นที่จะเอาชนะเป้าหมายได้ดี ในขณะที่หากเราตั้งเป้าหมายหลักลอย ไม่สามารถจับต้องได้ หรือตั้งเกิดความเป็นจริงจนเกิดความท้อ ไม่ท้าทายต่อการเอาชนะ ก็อาจทำให้การตั้ง OKR นั้นไม่ประสบความสำเร็จ

การตั้ง OKR ที่มีประสิทธิภาพนั้นจะต้องมีการตั้งกรอบของเวลาร่วมกัน ว่า OKR นี้จะใช้วัดการทำงานช่วงใด สิ้นสุดเมื่อไร และจะวัดผลเมื่อไร หากมีกรอบเวลาที่ชัดเจนก็จะทำให้เราวางแผนการทำงานได้ดีอีกด้วย และจะรู้ว่ากำหนดการวัดผลช่วงไหน ซึ่งการกำหนดกรอบเวลาจะช่วยทำให้ทุกอย่างมีความชัดเจนขึ้น

มีการประเมินผลที่ถูกต้อง ชัดเจน และโปร่งใส

การทำ OKR ที่ดีต้องมีการประเมินผลทุกครั้ง เพราะการประเมินผลจะเป็นตัวบอกว่า เราสามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้หรือไม่ แต่การประเมินผลนั้นต้องอยู่บนพื้นฐานข้อมุลที่ถูกต้อง ชัดเจน เปิดเผยได้ และที่สำคัญต้องทำอย่างโปร่งใส เพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือสำหรับทุกคน การประเมินผลที่ดียังจะนำไปสู่การตั้ง OKR ในครั้งต่อๆ ไปได้ด้วย ตั้งแต่การเป็นบรรทัดฐาน ไปจนถึงการเป็นหลักการในการคาดการณ์อนาคตสำหรับกำหนดเป้าหมายใหม่นั่นเอง

จะว่าไปแล้วนั้น เครื่องมือที่วัดความสำเร็จขององค์กรมีอยู่มากมาย หนึ่งในนั้นก็คือ OKR นั่นเอง อันที่จริงก็ต้องบอกว่า ถึงแม้องค์กรจะมีเครื่องมือดีแค่ไหน หากทำการวัดผลผิด ไม่เข้าใจเครื่องมือ ไม่ให้ความสำคัญ หรือแม้แต่ใส่ใจแค่ผลลัพธ์ด้านบวกเพียงอย่างเดียว การใช้เครื่องมือนั้นๆ ก็อาจไม่มีคุณค่ากับองค์กรเลยก็ได้ ซึ่งหากเรานำเครื่องมือมาใช้อย่างถูกต้อง เข้าใจ เชื่อใจ และใส่ใจในวัตถุประสงค์ของเครื่องมือนั้นๆ อย่างจริงจัง ก็จะทำให้นำมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพได้มากที่สุด

และในส่วนของ OKR นี้ หัวใจสำคัญก็คือ การตั้งเป้าหมาย และกำหนดตัววัดผลที่จะเป็นเสมือนแนวทางในการบรรลุเป้าหมายนั่นเอง หากเรากำหนด OKR ในการทำงานเพื่อความสำเร็จที่ดีที่สุดแล้วก็เป็นการที่เลือกใช้เครื่องมือที่ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับองค์กร แต่ถ้าหากเราหวังเพียงแค่ผลลัพธ์ที่สวยหรูอย่างเดียว OKR ก็อาจจะไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะกับการใช้กับองค์กรของคุณก็เป็นไปได้เช่นกันค่ะ

ดังนั้น การเลือกเครื่องมือต่างๆ ควรจะต้องดูความเหมาะสมของคนในองค์กรให้ดีเสียก่อน เพราะถ้าหากเลือกใช้แบบผิดๆ ก็อาจจะทำให้สิ่งที่ทำอยู่เสียเวลาไปเปล่าๆ ก็ได้นะคะ